Kanban trafia do branży filmowej

Dzięki boardom Kanban w Webgate.io udostępniamy Tobie i Twojemu zespołowi nowe narzędzie do wspólnego zarządzania projektami. Odwzorowuj etapy swojej pracy, śledź i optymalizuj workflow oraz zachowuj stały i szybki przegląd postępów w każdym pojedynczym projekcie. Na pierwszy rzut oka zobaczysz, kto nad czym pracuje i jak zaawansowane są poszczególne części Twojego projektu. Natychmiast rozpoznasz, gdzie potrzebne jest działanie, gdzie są problemy, gdzie potrzebna jest pomoc lub na jakim etapie znajduje się plik, playlista itd.

Czym jest Kanban?

Kanban (jap. znak albo karta) to metoda zarządzania pracą, która pierwotnie wywodzi się z Toyoty i przemysłu motoryzacyjnego. Pomaga zespołom optymalizować workflowy i procesy.

Kanban – prosty start dla Twojego projektu filmowego.

Kanban daje Ci przegląd zadań i pokazuje, czy praca nad danym zadaniem już się rozpoczęła, czy została zakończona.

Załóżmy, że chcesz zrealizować część projektu filmowego: na przykład przygotowanie planu zdjęciowego. Mając ten cel, możesz utworzyć board i nazwać go na przykład «Przygotowanie zdjęć». Na tym boardzie zapisujesz wszystkie zadania związane z tym celem w formie kart. Każda karta reprezentuje jedno zadanie, a każde zadanie może zostać przypisane członkowi zespołu. Możesz również przypisać karty sobie, jeśli chcesz wykonać dane zadanie samodzielnie.

Kanban działa na listach, czyli kolumnach, które reprezentują etapy procesu. Najprostsza forma Kanban składa się z trzech kolumn:

To Do

Ta pierwsza kolumna zawiera karty z zadaniami, które pokazują całemu zespołowi, jakie prace trzeba wykonać.

Przykład: jeśli lokalizacje zdjęciowe nie zostały jeszcze ostatecznie wybrane i dział produkcji musi zdecydować o lokalizacji «Gospodarstwo» z krótkiej listy, taka karta miałaby w kolumnie To Do tytuł «Wybór lokacji Gospodarstwo – exterior», a dostępne opcje byłyby pokazane na karcie w checklistcie albo w załączonym dokumencie. Dzięki temu wszystkie informacje o różnych opcjach lokalizacji masz od razu pod ręką.

In Progress

Gdy członek zespołu rozpoczyna pracę nad zadaniem, przypisuje sobie kartę i przeciąga ją do kolejnej kolumny zatytułowanej In Progress. Lista w tej kolumnie pokazuje, nad jakimi zadaniami trwają obecnie prace.

W naszym przykładzie reżyser wpisałby swoje nazwisko na karcie «Wybór lokacji Gospodarstwo – exterior» i, jeśli to potrzebne, przypisałby tę kartę również producentom. Mogą wtedy wspólnie omówić lokalizacje zdjęciowe zapisane na karcie.

Done

Gdy zadanie zostanie ukończone, przenosi się je do kolumny Done, gdzie na karcie można udokumentować dodatkowe informacje i wyniki.

W naszym przykładzie karta zostaje przeniesiona do Done, gdy reżyser dojdzie do porozumienia z producentem. W komentarzu do karty zapisuje się, które gospodarstwo zostało wybrane. Teraz cały zespół wie, że lokalizacje zostały ustalone i może zobaczyć wynik na karcie.

Dzięki tej zwinnej formie zarządzania projektem każdy zawsze widzi, kto pracuje nad którym zadaniem i jak zaawansowane są prace nad tym zadaniem. Metoda zapewnia efektywny podział zadań w zespole, wysoki poziom przejrzystości i szybsze iteracje projektu. Zapobiega też dublowaniu pracy i równoległemu wykonywaniu tych samych zadań.

Jak dokładnie działa to w Webgate?

W naszym przykładzie mówiliśmy o przypisaniach, checklistach i załącznikach; poniżej przyjrzymy się tym elementom bardziej szczegółowo. Jedną z zalet wirtualnej karty jest to, że w przeciwieństwie do jej analogowej wersji – Post-It – ma praktycznie nieograniczoną przestrzeń na informacje.

Przypisywanie osób do karty

Zespół filmowy składa się ze specjalistów z różnych działów, dlatego już na etapie tworzenia zadania warto wiedzieć, kto będzie za nie odpowiedzialny. Aby rozdzielić odpowiedzialności, osoby odpowiedzialne zapisuje się na karcie. Dzięki temu wszyscy w zespole wiedzą, za co odpowiadają. Zadania można też początkowo tworzyć bez przypisanej osoby, a później osoba, która podejmie się zadania, może wpisać się na kartę. Jeżeli natomiast nie czujesz się odpowiedzialny za przypisane Ci zadanie, możesz usunąć swoje nazwisko z karty i przypisać zadanie komuś innemu.

Checklisty

Checklisty to listy pozycji, które można odhaczać. To coś w rodzaju listy To Do wewnątrz karty. Pozwalają określać różne podzadania lub wymagania.

Możesz na przykład rozdzielić zadania na kilka checklist i w ten sposób tworzyć osobne checklisty dla różnych osób. Na pasku postępu na karcie zawsze zobaczysz, ile zadań zostało ukończonych.

Etykiety

Etykiety umożliwiają wyróżnianie lub kategoryzowanie kart poza poszczególnymi kolumnami. Na przykład karty mogą otrzymać etykietę «Dział prawny», jeśli zadanie wymaga akceptacji prawnej. Popularną etykietą jest też «Blocked», co oznacza, że potrzebne są dodatkowe informacje, zanim ktoś będzie mógł rozpocząć pracę nad zadaniem.

Feedback i komentarze

Wymieniaj komentarze na kartach ze swoimi współpracownikami. Omawiaj konkretne tematy i zbieraj feedback w jednym centralnym miejscu.

Oznaczaj osoby w komentarzach (@name), aby automatycznie je powiadamiać i uniknąć chaosu mailowego. Subskrybuj karty i boardy, aby być informowanym o wszystkich aktywnościach.

Dalsze funkcje komentarzy

Załączniki

Do karty można dołączyć plik, playlistę, galerię, plik zip lub dokument, aby podkreślić treść karty albo przekazać ważne informacje. Wszystkie treści z Webgate Browsera mogą zostać podlinkowane do karty.

Przesuń kursorem po playlistach albo galeriach, aby zobaczyć podgląd ich zawartości. Dostęp do Twoich treści otrzymają tylko użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia.

Archiwizowanie ukończonych zadań

Gdy zadanie zostanie ukończone, możesz przenieść je do archiwum. Zadanie zniknie wtedy z Twojego boardu Kanban i zostanie zapisane w archiwum. Ważne informacje i dane nie przepadają – można je przeglądać i wyszukiwać w archiwum w dowolnym momencie.

Funkcja archiwizacji przydaje się także podczas «Daily Stand Up» – codziennego krótkiego briefingu zespołu. Zespół zwykle spotyka się przed boardem Kanban i omawia wszystkie zadania oraz ich aktualny status. Jeśli na przykład kolumna «Done» jest wypełniona wieloma kartami, można je wszystkie zarchiwizować naraz przez menu kontekstowe kolumny.

Dlaczego boardy Kanban i dlaczego w Webgate?

Board Kanban pomaga Tobie i Twojemu zespołowi wizualizować pracę i utrzymywać nad nią kontrolę. Poniżej pokazujemy, jak technika Kanban może pomóc Tobie i zoptymalizować Twoją pracę na przykładzie różnych workflowów z branży filmowej.

Kanban dla działu Dailies w labie

Kanban w VFX

Kanban dla Postproduction Supervisora

Członkowie boardu i ich uprawnienia

Współpraca na boardzie Webgate jest podobna do współpracy w Webgate Browserze. Użytkownik Webgate z rolą «Project Admin» może tworzyć boardy. Wszyscy pozostali Project Admins i Customer Admins są wtedy automatycznie dodawani do boardu. Wszystkich innych członków można następnie zaprosić do boardu – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Każdy członek boardu może tworzyć i usuwać karty oraz przypisywać karty współpracownikom. Wszyscy członkowie boardu widzą komentarze na kartach. Członkowie boardu mogą subskrybować pojedyncze karty i całe boardy, aby być informowanymi o wszystkich powiązanych zmianach. Treści podlinkowane na kartach z Browsera (np. playlisty, obrazy, …) są wyświetlane tylko tym użytkownikom, którzy mają do nich dostęp. Uzyskują oni dostęp do treści po kliknięciu odpowiedniego pliku w Webgate Browserze. Użytkownicy nieuprawnieni zobaczą komunikat, że dana treść nie jest dla nich dostępna. Wszyscy użytkownicy mają natomiast dostęp do komentarzy, opisów kart i checklist, aby mogli pozostawać na bieżąco z informacjami i podzadaniami.

Komunikacja i pętle feedbacku

Wszyscy członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp do boardu zawsze i z każdego miejsca, dzięki czemu pozostają na bieżąco i dobrze poinformowani. Jest to szczególnie ważne dla zespołów rozproszonych po całym świecie.

WSKAZÓWKA: Każdy członek zespołu może samodzielnie śledzić postęp boardu, ale zalecamy regularne, krótkie spotkania (online), podczas których każdy zwięźle opisuje, nad którą kartą obecnie pracuje. Krótkie spotkanie zespołu, które nie musi trwać dłużej niż 10-15 minut.

Boardy Kanban w 100% zgodne z RODO

Twoje dane są u nas bezpieczne. Wszystkie nasze serwery posiadają certyfikat ISO 27001 i znajdują się w UE. Półroczne audyty bezpieczeństwa potwierdzają nasz wysoki poziom ochrony.

Teraz Twoja kolej

To Ty i Twój zespół najlepiej wiecie, jak wygląda Wasz workflow. Dlatego skonfiguruj swój board Kanban tak, jak uznasz to za najlepsze. Board Kanban w Webgate umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi utrzymywanie ogólnego przeglądu postępów w poszczególnych zadaniach, uwidacznianie zadań i pokazywanie, co jeszcze trzeba zrobić, kto nad czym pracuje i co jest już skończone.

Bardzo chętnie poznamy Twój Feedback! Daj nam znać, jak korzystasz z nowych boardów i co jeszcze możemy ulepszyć, aby lepiej integrowały się z Twoim workflowem.

Zacznij bezpłatny trial